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Toutes les actualitésRecrutement : secrétaire de direction
Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux. Si
contractuel CDD d’un an, renouvelable
Rémunération de l’ordre de 1500 € net en fonction du profil + CNAS +
Participation à la garantie maintien de salaire
Poste à pourvoir dès que possible
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La Communauté de Communes et sa ville centre ont mutualisé leurs services au 1er janvier 2019. 110 agents composent la collectivité.
Agissant sous l’autorité directe de la cellule de Direction, le-la Secrétaire de Direction apporte une assistance solide et permanente aux exécutifs et à la cellule de direction en matière d’organisation professionnelle et un soutien à la cellule accueil de la communauté de communes.
Il-Elle exercera les missions suivantes :
Organisation de la vie professionnelle de la Direction Générale et des élus
- Établir une relation de confiance avec la Direction et les élus ;
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction et des élus ;
- Assister les élus dans le cadre de leurs relations publiques (rappels réunions, rendez-vous, préparation de fonds de dossier) ;
- Gestion des parapheurs Elus / Direction ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Suivre les projets et activités de la direction ;
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la cellule Direction ;
- Participation impératives aux réunions des instances communautaires (Bureau, Conseil communautaire).
Organisation et planification des réunions et temps institutionnels
- Rédiger les ordres du jour, invitations, convocations en concertation avec la cellule de Direction ;
- Être le garant du respect des délais de transmission de documents aux élus ;
- Organisation logistique des réunions (préparation de la salle, sonorisation, émargement…) ;
- Soutenir la Direction pour la réalisation des supports de réunion à partir de Powerpoint principalement ;
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et les transmettre.
Gestion administrative
- Gestion et mise à jour régulière de l’ensemble des bases de données relatives aux membres de divers groupes de travail, commissions, et instances de la Communauté de Communes ;
- Soutien auprès de la Direction dans la rédaction des actes administratifs (délibérations notamment) ;
- Pilotage de la télétransmission des délibérations et arrêtés de la collectivité auprès du contrôle de légalité (transmission, archivage des accusés de réception, recueil des actes administratifs) ;
- Accompagner la Direction dans le montage de dossiers administratifs.
Missions annexes
- Accueil physique et téléphonique, enregistrement du courrier arrivé et départ lors de l’absence de l’agent d’accueil.
Aptitudes professionnelles ;
- Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication ;
- Savoir respecter les procédures ;
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences ;
- Posséder des qualités d’organisation et de classement ;
- Assurer une bonne transmission de l’information ;
- Savoir travailler de manière autonome ;
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité ;
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité ;
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu ; Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire ;
- Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs ;
- Participer à la valorisation de l’image de la collectivité ;
- Connaissances de l’environnement territorial.
Aptitudes personnelles
- Sens du travail en équipe ;
- Rigueur et fiabilité ;
- Discrétion et sens du devoir de réserve ;
- Capacité à anticiper ;
- Réactivité ;
- Autonomie ;
- Très grande disponibilité nécessaire et sens de l’engagement ;
- Sens des relations humaines, diplomatie ;
- Sérénité et recul dans les situations de stress.
Conditions d’exercice :
Poste à temps complet basé au siège de la Communauté de Communes
Cadre d’emploi : catégorie B – Titulaire ou contractuel (CDD d’un an, renouvelable) : BTS Secrétaire de Direction ou expérience professionnelle exigée
Poste à pourvoir dès que possible
Rémunération de l’ordre de 1500 € net en fonction du profil + CNAS + participation à la garantie maintien de salaire
Adresser lettre de motivation et CV à secretariat@argonne-ardennaise.fr pour le 31/08/2021 dernier délai