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Toutes les actualitésRecrutement : secrétaire de direction
Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux. Si
contractuel CDD d’un an, renouvelable
Rémunération de l’ordre de 1500 € net en fonction du profil + CNAS +
Participation à la garantie maintien de salaire
Poste à pourvoir dès que possible
La Communauté de Communes et sa ville centre ont mutualisé leurs services au 1er janvier 2019. 110 agents composent la collectivité.
Agissant sous l’autorité directe de la cellule de Direction, le-la Secrétaire de Direction apporte une assistance solide et permanente aux exécutifs et à la cellule de direction en matière d’organisation professionnelle et un soutien à la cellule accueil de la communauté de communes.
Il-Elle exercera les missions suivantes :
Organisation de la vie professionnelle de la Direction Générale et des élus
- Établir une relation de confiance avec la Direction et les élus ;
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction et des élus ;
- Assister les élus dans le cadre de leurs relations publiques (rappels réunions, rendez-vous, préparation de fonds de dossier) ;
- Gestion des parapheurs Elus / Direction ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Suivre les projets et activités de la direction ;
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la cellule Direction ;
- Participation impératives aux réunions des instances communautaires (Bureau, Conseil communautaire).
Organisation et planification des réunions et temps institutionnels
- Rédiger les ordres du jour, invitations, convocations en concertation avec la cellule de Direction ;
- Être le garant du respect des délais de transmission de documents aux élus ;
- Organisation logistique des réunions (préparation de la salle, sonorisation, émargement…) ;
- Soutenir la Direction pour la réalisation des supports de réunion à partir de Powerpoint principalement ;
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et les transmettre.
Gestion administrative
- Gestion et mise à jour régulière de l’ensemble des bases de données relatives aux membres de divers groupes de travail, commissions, et instances de la Communauté de Communes ;
- Soutien auprès de la Direction dans la rédaction des actes administratifs (délibérations notamment) ;
- Pilotage de la télétransmission des délibérations et arrêtés de la collectivité auprès du contrôle de légalité (transmission, archivage des accusés de réception, recueil des actes administratifs) ;
- Accompagner la Direction dans le montage de dossiers administratifs.
Missions annexes
- Accueil physique et téléphonique, enregistrement du courrier arrivé et départ lors de l’absence de l’agent d’accueil.
Aptitudes professionnelles ;
- Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication ;
- Savoir respecter les procédures ;
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences ;
- Posséder des qualités d’organisation et de classement ;
- Assurer une bonne transmission de l’information ;
- Savoir travailler de manière autonome ;
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité ;
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité ;
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu ; Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire ;
- Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs ;
- Participer à la valorisation de l’image de la collectivité ;
- Connaissances de l’environnement territorial.
Aptitudes personnelles
- Sens du travail en équipe ;
- Rigueur et fiabilité ;
- Discrétion et sens du devoir de réserve ;
- Capacité à anticiper ;
- Réactivité ;
- Autonomie ;
- Très grande disponibilité nécessaire et sens de l’engagement ;
- Sens des relations humaines, diplomatie ;
- Sérénité et recul dans les situations de stress.
Conditions d’exercice :
Poste à temps complet basé au siège de la Communauté de Communes
Cadre d’emploi : catégorie B – Titulaire ou contractuel (CDD d’un an, renouvelable) : BTS Secrétaire de Direction ou expérience professionnelle exigée
Poste à pourvoir dès que possible
Rémunération de l’ordre de 1500 € net en fonction du profil + CNAS + participation à la garantie maintien de salaire
Adresser lettre de motivation et CV à secretariat@argonne-ardennaise.fr pour le 31/08/2021 dernier délai
